In un’epoca in cui la digitalizzazione dei processi è al centro dell’evoluzione aziendale, sempre più imprese si affidano a soluzioni documentali per gestire in modo efficace, sicuro e conforme l’intero ciclo di vita dei documenti. Dalla creazione alla conservazione, fino alla condivisione e alla firma elettronica, il software documentale è oggi un alleato strategico per l’efficienza operativa e la compliance normativa.

In questo articolo analizzeremo cos’è un sistema documentale, quali vantaggi offre alle aziende, come scegliere la soluzione giusta e perché strumenti come ARXivar rappresentano il futuro della gestione documentale digitale.

Cos’è un sistema documentale?

Un sistema documentale, noto anche come DMS (Document Management System), è una piattaforma informatica progettata per archiviare, organizzare, gestire e tracciare documenti digitali in modo centralizzato e sicuro.

Non si tratta solo di un archivio digitale, ma di un vero e proprio ecosistema che consente:

• la gestione del flusso documentale (workflow);
• l’accesso controllato ai file;
• la ricerca intelligente e immediata;
• l’integrazione con altri sistemi aziendali (ERP, CRM, PEC, ecc.);
• la conservazione sostitutiva a norma di legge.

Un sistema documentale riduce al minimo l’uso della carta e automatizza i processi, migliorando produttività, collaborazione e controllo.

Perché adottare un software documentale?

Le aziende moderne gestiscono ogni giorno una mole enorme di documenti: fatture, contratti, ordini, documenti HR, corrispondenza commerciale e molto altro. Fare tutto manualmente o con sistemi non integrati comporta:

• perdite di tempo;
• rischio di errori;
• difficoltà nel reperire i documenti;
• problemi di sicurezza e conformità.

Ecco i principali vantaggi nell’adottare un software documentale:

1. Efficienza operativa: Automatizzare i flussi documentali significa ridurre drasticamente i tempi di gestione, approvazione e archiviazione. Tutto è digitalizzato, tracciato e accessibile in pochi clic.

2. Accesso rapido e smart ai documenti: Grazie a funzioni di ricerca avanzata, tagging e categorizzazione, è possibile trovare qualsiasi documento in tempo reale, anche da mobile o in smart working.

3. Sicurezza e controllo degli accessi: I sistemi documentali garantiscono il controllo granulare degli accessi, la protezione da accessi non autorizzati, backup automatici e storicizzazione delle modifiche.

4. Conformità normativa: La gestione documentale conforme alle normative (GDPR, conservazione digitale, firma elettronica) riduce il rischio di sanzioni e semplifica le verifiche ispettive.

5. Riduzione dei costi: Eliminando carta, toner, spazi di archiviazione fisica e ore di lavoro manuale, il ritorno sull’investimento è rapido e tangibile.

Aree aziendali che beneficiano di un sistema documentale

Un software documentale non è riservato solo all’amministrazione. Può essere applicato a tutti i reparti:

• Amministrazione e finanza: gestione delle fatture attive e passive, note spese, documenti fiscali.
• Risorse Umane: archiviazione contratti, buste paga, documenti dipendenti, workflow di onboarding.
• Ufficio acquisti: gestione ordini, DDT, contratti fornitori, scadenze.
• Commerciale e vendite: gestione offerte, CRM documentale, documenti clienti.
• Direzione: firme digitali, delibere, report strategici.

Il software documentale ARXivar: una soluzione completa

Tra i migliori sistemi disponibili sul mercato spicca ARXivar, una soluzione documentale completa, flessibile e scalabile, adatta a ogni tipo di azienda, dalla PMI alla grande impresa.

Con ARXivar è possibile:

• archiviare automaticamente tutti i documenti aziendali;
• creare flussi approvativi personalizzati;
• firmare digitalmente i documenti (anche da remoto);
• gestire e monitorare le scadenze;
• integrare facilmente il sistema con altri software aziendali.

ARXivar si distingue per l’interfaccia intuitiva, la possibilità di personalizzazione e l’alto livello di sicurezza. È disponibile sia on-premise che in cloud.

Scopri tutte le funzionalità del software documentale ARXivar:
https://blendit.it/b-soft/software-orizzontali/arxivar-documentale/

Come scegliere il software documentale giusto?

La scelta del software documentale dipende da vari fattori, tra cui:

• dimensione dell’azienda e numero di utenti;
• tipologie di documenti da gestire;
• necessità di workflow automatizzati;
• integrazione con sistemi esistenti;
• requisiti normativi specifici (es. conservazione sostitutiva, GDPR).

È fondamentale scegliere una soluzione modulare, che possa crescere con l’azienda e adattarsi a processi in continua evoluzione.

In questo senso, ARXivar si dimostra una scelta versatile grazie alla possibilità di configurare flussi, ruoli, permessi e report personalizzati.

Il futuro della gestione documentale

La tendenza è chiara: nei prossimi anni, tutte le aziende – pubbliche o private – dovranno adottare sistemi documentali avanzati per rimanere competitive e in regola con le normative.

La gestione digitale dei documenti sarà sempre più integrata con sistemi di intelligenza artificiale, machine learning e data analytics, in grado di estrarre automaticamente informazioni rilevanti e suggerire azioni operative.

Digitalizzare oggi significa essere pronti per il futuro. E un software documentale efficiente è il primo passo verso una trasformazione digitale concreta e sostenibile.